Optimaal inzicht in schadeclaim informatie voor de provincie Zuid-Holland
Van analoog naar automatisch
De Eenheid Juridische Expertise en Handhaving van de Provincie Zuid-Holland houdt zich bezig met verschillende beleidszaken, waaronder het afhandelen van schadeclaims. Dit werd nog met Excelsheets gedaan, wat veel tijd in beslag nam en frustrerend was voor medewerkers. EsperantoXL werd ingeschakeld om dit proces te automatiseren en hiermee taken te versimpelen voor het hele team.
“Wij hadden zelf niet een goed beeld van hoe het systeem eruit zou moeten komen te zien, omdat wij al jaren op dezelfde manier werken.”
Handmatige invoer van gegevens
De schadeafdeling van de provincie Zuid-Holland verwerkte alle informatie nog steeds in Excel. Wanneer iemand een schade probeerde te verhalen op de provincie, bracht dit een ingewikkelde administratieve stroom op gang. Schadeclaims werden handmatig van een schadeformulier of e-mail overgetypt. Dit was een inefficiënte manier van werken die veel tijd kostte en tot fouten leidde.
Omdat slechts één persoon tegelijk in het bestand kon werken, maakte elke medewerker eigen lijsten aan. Deze lijsten waren niet met elkaar gesynchroniseerd, waardoor het totaaloverzicht voor iedereen zoek was. Wanneer een collega ziek werd kon de rest van het team nauwelijks het werk overnemen, omdat zij geen idee hadden van de voortgang en status van bepaalde zaken
Omdat slechts één persoon tegelijk in het bestand kon werken, maakte elke medewerker eigen lijsten aan. Deze lijsten waren niet met elkaar gesynchroniseerd, waardoor het totaaloverzicht voor iedereen zoek was. Wanneer een collega ziek werd kon de rest van het team nauwelijks het werk overnemen, omdat zij geen idee hadden van de voortgang en status van bepaalde zaken
Passende administratie-software
Via een platform voor overheden en waterschappen kwam de Provincie Zuid-Holland erachter dat andere organisaties werken met geautomatiseerde systemen waarin schadezaken gemakkelijk kunnen worden bijgehouden en opgeslagen. Dit leek ook voor hen een noodzakelijke oplossing. Een van de grote uitdagingen was het koppelen van een nieuw te bouwen backoffice met bestaande systemen.
Het team van EsperantoXL werd ingeschakeld en kwam wekelijks bij de Provincie Zuid-Holland over de vloer. Door deze intensieve samenwerking kon EsperantoXL zo goed mogelijk inspelen op de wensen en bijsturen wanneer mogelijk. EsperantoXL maakte in een rap tempo een aantal demo’s, waardoor het team een beter beeld kreeg van de mogelijkheden. Toen al snel bleek dat ze op de goede weg zaten, is EsperantoXL al binnen een week begonnen met het realiseren van het systeem.
Het team van EsperantoXL werd ingeschakeld en kwam wekelijks bij de Provincie Zuid-Holland over de vloer. Door deze intensieve samenwerking kon EsperantoXL zo goed mogelijk inspelen op de wensen en bijsturen wanneer mogelijk. EsperantoXL maakte in een rap tempo een aantal demo’s, waardoor het team een beter beeld kreeg van de mogelijkheden. Toen al snel bleek dat ze op de goede weg zaten, is EsperantoXL al binnen een week begonnen met het realiseren van het systeem.
